Privatlivspolitik for børn, forældre, donationsgivere og leverandører

PRIVATLIVSPOLITIK – senest opdateret 23.12.2025

1. Generel information 

SMILfonden har som dataansvarlig ansvaret for behandlingen af dine personoplysninger. Denne privatlivspolitik fastlægger retningslinjer for SMILfondens måde at behandle dine personoplysninger på og giver dig de oplysninger, som du har krav på at modtage i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.  

Vi opfordrer til, at du læser privatlivspolitikken, inden du som bidragsyder, leverandør eller forælder– på egne eller dit barns vegne – afgiver personoplysninger til SMILfonden. 

2. Personoplysninger, formål, retsgrundlag og sletning 

2.1 Børn

SMIlfonden behandler oplysninger om barnets helbred og diagnoser på baggrund af forælderens forudgående udtrykkelige samtykke jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og artikel 6, stk. 1, litra a samt oplysninger om barnets alder og køn som følge af SMILfondens legitime interesse i bedst muligt at kunne hjælpe barnet til at få en bedre opvækst og skabe relationer til andre børn. De nævnte personoplysninger behandles til følgende formål: 

• At vurdere, om barnet er i målgruppen for SMILfondens aktiviteter.  
• At invitere barnet til at deltage i fællesaktiviteter med andre børn, der har lignende diagnoser og funktionsniveau.  

• At kontakte relevant fagpersonale for visitering af barnet til SMILfonden.  
• At målrette invitationer til børn med samme tilhørsforhold til fx camps, hospitalsfester m.v.  
• At målrette og personliggøre invitationer, så familien inviteres til aktiviteter nær bopæl og som passer til barnets alder.  
• Rådgive barnet ved benyttelse af tilbuddet om SMIL-mobilen.  

Oplysninger om barnets helbred, diagnose og andre almindelige oplysninger, som forælderen på vegne af barnet tydeligt har offentliggjort på de sociale medier, indsamles og behandles som følge af SMILfondens legitime interesse i at opfylde de samme formål, som angivet ovenfor jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e og artikel 6, stk. 1, litra f.  

SMILfonden behandler i visse tilfælde også oplysninger i form af barnets billede og navn til brug for offentliggørelse heraf på SMILfondens hjemmeside og på sociale medier. Offentliggørelse af barnets billede og navn sker alene på baggrund af forælderens forudgående udtrykkelige samtykke jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og artikel 6, stk. 1, litra a.  

Ovenstående personoplysninger opbevares indtil samtykke til brug for behandlingen tilbagekaldes eller hvis en forælder på anden vis giver udtryk for, at barnet ikke længere ønsker at være en del af SMILfonden. Selve samtykkeerklæringen gemmes dog i 5 år fra tilbagekaldelse af samtykket for at vi kan dokumentere vores behandling af personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.  

2.2 Forældre  

SMILfonden behandler oplysninger i form af dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt en generel beskrivelse af relationen til dit barn som følge af SMILfondens legitime interesse i at kunne yde bedst mulig rådgivning til dig og dit barn samt for på bedst mulig vis at hjælpe dit barn til en bedre opvækst og for at skabe relationer mellem dit barn og andre børn, de står i samme situation jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

SMILfonden behandler også oplysninger i form af dit telefonnummer og e-mailadresse som følge af vores legitime interesse i at indhente dit samtykke til brug for behandling af oplysninger om dit barns helbred som angivet ovenfor (pkt. 2.2) samt for at kunne sende dig et spørgeskema i tilfælde af, at du og dit barn ønsker rådgivning fra os via SMILmobilen jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Selve besvarelse af spørgeskemaet foregår anonymt.

Ovenstående personoplysninger opbevares indtil samtykke til brug for behandlingen af dit barns helbredsoplysninger tilbagekaldes eller hvis du på anden vis giver udtryk for, at barnet ikke længere ønsker at være en del af SMILfonden.  

2.3 Bidragsydere

SMILfonden må behandle personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, email, CVR nr, og donationshistorik. Formålet er at registrere din tilknytning til foreningen og din donation, med henblik på bl.a. skatteindberetning. Samt at levere relevant information om din aftale og foreningens arbejde. 

Personoplysninger indsamlet til brug for at administrere en fast aftale eller medlemskab slettes senest 5 år efter aftalens ophør. 

Vi er dog berettigede til at behandle og opbevare dine personoplysninger i en længere periode end angivet ovenfor i anonymiseret form, hvilket betyder, at vi ikke længere kan henføre oplysningerne til dig.  

2.4 Leverandører  

SMILfonden behandler oplysninger om dit navn, adresse, telefonnummer og de levererede varer eller ydelser som følge af den aftale, der er indgået mellem dig os SMILfonden jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Dine personoplysninger bliver slettet senest 2 år efter sidste kontakt.  

2.5 Tilmelding til nyhedsbrev   

SMILfonden behandler oplysninger i form af din e-mailadresse, fornavn, efternavn og navn på organisation for at kunne levere nyhedsbreve m.v. om SMILfonden.  

Hvis du ikke længere ønsker at modtage e-mails og nyhedsbreve, kan du til enhver tid afmelde nyhedsbreve og e-mails ved at benytte ”afmeld nyhedsbrev” nederst i nyhedsbrevet.  

Vi sletter dine personoplysninger, når samtykket tilbagekaldes eller 2 år efter indhentelse af samtykket, hvis samtykket i denne periode ikke er blevet udnyttet.  

3. Modtagere af personoplysninger

For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med SMILfonden leverer relevante ydelser. Det kan fx være it-leverandører, rådgivere til brug for SMIL-mobilen og mailudbydere. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler. 

Dine personoplysninger videregives som udgangspunkt ikke til en tredjepart uden din tilladelse. Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen eller for at opfylde en kontrakt være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til pengeinstitutter/kortudbydere i forbindelse med donationer, advokater, politiet og domstole.  

Dine personoplysninger overføres ikke til dataansvarlige eller databehandlere, der er lokaliseret i lande uden for EU/EØS.  

4. Dine rettigheder 

I forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger, vil du ved henvendelse til SMILfonden have mulighed for at udøve følgende rettigheder: 

1. a) Ret til at få indsigt i de indhentede oplysninger.
   b) Ret til at få berigtiget de indhentede oplysninger.
   c) Ret til at få overført de indhentede oplysninger i et læsbart format (under visse omstændigheder).
   d) Ret til at få begrænset behandlingen af de indhentede oplysninger.
   e) Ret til at få slettet de indhentede oplysninger (med visse lovbestemte undtagelser).
   f) Ret til at tilbagekalde afgivne samtykker.
   g) Ret til at gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på vores legitime interesse.  

Udøvelse af ovenstående rettigheder kan selvsagt også ske som forælder på vegne af ens barn.  

5. Spørgsmål og klage 

Som dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger kan vi kontaktes på: 

SMILfonden 

CVR-nr. 35609733 

Egebækvej 98 M 

2850 Nærum 

Danmark 

Hvis du ønsker at klage over behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Vibeke Finsen på [email protected].  

Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefonnummer +45 33 19 32 00, e-mail [email protected]. 

6. Ændringer af privatlivspolitik 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer af denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom via e-mail. 

Cookies

www.smilfonden.dk anvender ”cookies”, der er en tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus.
Det er muligt at slette eller blokere for cookies.

Hvis du sletter eller blokerer cookies, vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere, at websitet ikke fungerer optimalt, samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.
www.smilfonden.dk indeholder cookies fra tredjeparter.

SMILfondens egen brug af billeder

SMILfonden har et ønske om at kunne bringe billeder og video af de faktiske børnefamilier, der er tilknyttet SMILfonden. Vi tror på, at det giver den bedste og mest autentiske skildring af de mennesker, vi hjælper, og de mange aktiviteter og tilbud, som familierne deltager igennem SMILfonden.

Samtidig er SMILfondens klare førsteprioritet altid barnets tarv og beskyttelse af de børn og deres familier, som er tilknyttet SMILfonden. Derfor har vi vedtaget følgende politik og etiske retningslinjer om brug af billeder og video:

• Billeder og video af børn, forældre og sundhedsfagligt personale, som SMILfonden selv anvender, er altid med forudgående samtykke fra de pågældende familier/personale. Samtykke på barnets vegne afgives af alle voksne med forældremyndighed over barnet.
• Et afgivet samtykke kan altid tilbagekaldes. Dog kan billeder og video ikke fjernes fra eksisterende, aktive produktioner, men vil fortsat blive anvendt i den resterende del af den pågældende kampagneperiode eller så længe lager haves.
• SMILfonden holder løbende dialog med SMILfamilierne om samtykke til brug af billeder og video, når barnet fylder 13 år.
• Samtykket bortfalder automatisk, når den unge fylder 18 år. Ønsker SMILfonden efterfølgende fortsat at benytte eksisterende billeder/video af den unge, indhentes et nyt samtykke direkte hos den nu myndige person.
  Samtykket dækker enhver brug af billeder/video med det pågældende barn/familie/sundhedsfaglige personale.
  
  

SMILfonden har derudover opsat nogle etiske retningslinjer og yderligere begrænsninger for egen brug af billeder/video:

• Vi offentliggør som udgangspunkt højst fornavn og alder på afbillede personer. Hvis vi ekstraordinært har behov for at dele andre informationer om de medvirkende, f.eks. en diagnose, sker det kun med forudgående, eksplicit samtykke fra familien.
• Vi bringer aldrig billeder på tryksager, hvor eksponering vurderes særlig stor (f.eks. forside af julekalender, forside/bagside på årsmagasin) uden specifikt samtykke hertil.

3. parts brug af billeder

SMILfonden har ofte behov for at tillade, at samarbejdspartnere – typisk erhvervspartnere, sponsorer og influencere – må benytte udvalgt materiale fra SMILfonden. Derfor indhenter vi for udvalgte billeder/video et særskilt samtykke fra familierne, som vi kalder 3. parts samtykke.

Dette defineres ved: Samtykke til at SMILfonden deler billeder og video af børn/familier med 3.part, hvor 3. part bliver afsender i egen kontekst. SMILfonden har vedtaget følgende politik og etiske retningslinjer for 3. parts brug af billeder og video fra SMILfonden:

• Billeder og video af børn og forældre, som SMILfonden deler med 3. part og tillader 3. part at bruge, er altid med forudgående 3. part-samtykke fra de pågældende familier.
• Vi deler aldrig sygebilleder eller på andre måder kompromitterende billeder/video med 3. part.
• Vi deler aldrig billeder/video af sundhedsfagligt personale med 3. part medmindre de har givet særskilt samtykke på udvalgte billeder.
• 3. part skal altid overfor SMILfonden redegøre for, i hvilken kontekst de benytter fremsendte materiale, samt i hvilken tidsperiode. SMILfonden skal altid godkende brugen, før materialet anvendes.
• 3. part må kun benytte billeder i trykt form, hvis der er tale om ren intern eksponering hos 3. part (f.eks. en medarbejderdag). 3. part må således ikke benytte materialet i trykt form i det offentlige rum, hverken på plakater, bannere, emballage, mv. Dog kan der ekstraordinært gives tilladelse til, at 3. part anvender billeder på tryk i offentligt rum, i så fald kun ved eksplicit samtykke fra respektive familier.
• I tilfælde, hvor 3. part selv producerer billeder/video med SMILfamilier eller personale, skal der inden produktion indhentes særskilt samtykke fra de involverede, ligesom 3. part skal redegøre præcist for, i hvilken sammenhæng og tidsperiode materialet vil blive anvendt. 3. part forpligter sig til at slette råmaterialet senest efter 6 måneder.